ООО «ОКИЛ-САТО» — компания по производству самоклеящейся, термоусадочной и вплавляемой этикетки. Компания контролирует 20% данного рынка. Холдинг имеет разветвленную филиальную торговую сеть, 3 автономных производственных площадки и на сегодняшний день насчитывает 650 штатных сотрудников.
У компании более 1000 постоянных клиентов. Это подразумевает обширный документооборот: за год в архив поступает от 45 000 до 50 000 бумаг.
Руководство холдинга приняло решение внедрить электронный архив документов в компании, рассчитывая на решение целого ряда задач, в том числе таких как избыточное расходование производственных площадей на хранение документов (бумажный архив бухгалтерии занимает более 150 м3), длительные подготовки к налоговым проверкам (сотрудники бухгалтерии тратили от 5 до 20 рабочих часов на поиски в архиве), а так же отсутствие доступа к просмотру документов в филиалах компании у сотрудников главного офиса.
Для реализации проекта было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому при интеграции решения с «1C:Управление производственным предприятием 8», установленного в холдинге, проблем не возникло.
Обработка документов в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа присваивает каждому входящему и исходящему документу индивидуальный штрих-код, который прописывается в базе «Скан-Архива». Затем программа синхронизирует скан документа с «1С» и записывает электронную копию в архив. После этого документ доступен для поиска в «1С» и «Скан-Архиве» в любой момент: его можно распечатать, отправить по почте или проверить его статус.
В процессе внедрения ПО был реализован перевод в электронный архив производственной документации холдинга, договоров с контрагентами, отчетности по товародвижению, а также образцов печати.
Всего к программе подключены 200 компьютеров в 7 филиалах компании: с 6-ти осуществляется ввод документов, на 50 — есть доступ к формируемой базе.
Решение позволило снизить затраты на хранение архива, ускорить движение документов между региональными подразделениями и удаленными производственными площадками холдинга, а также сократить время на подготовку к налоговым проверкам на 20%.
ИТ-директор «ОКИЛ-САТО» Сергей Лялькин дал оценку работе программы: «Скан-Архив» решил задачу по созданию базы электронных документов предприятия. Теперь главный офис имеет доступ к отгрузочным документам региональных отделов продаж, а отделы продаж контролируют документацию производства. В скором времени мы закончим перевод всех необходимых бумаг в цифровой архив. Подготовка к налоговым проверкам у бухгалтерии теперь занимает на 20% времени меньше».